Voor een
beheerder zijn
alle vrijwilligers zichtbaar. Ze kunnen dus in de applicatie door de beheerders worden
opgezocht. Maar de gegevens die een beheerder van de vrijwilliger in kwestie te zien krijgt, zijn niet altijd dezelfde.
Een beheerder kan van alle vrijwilligers de naam- en adresgegevens bekijken, en de
kosten en
boekingsdocumenten die verbonden zijn aan de entiteit van de beheerder. Ongeacht of de vrijwilliger (waarop deze kosten werden geboekt of boekingsdocumenten werden toegevoegd) een functie heeft met dezelfde entiteit als de entiteit van de beheerder. Hij kan ook alle
persoonlijke gegevens bekijken van vrijwilligers die een functie hebben met dezelfde entiteit als de eigen entiteit.
Voorbeeld 1:
Stel dat de beheerder kosten heeft geboekt voor een vrijwilliger van een andere entiteit (dus die geen functie heeft die dezelfde entiteit bevat als de entiteit van de functie van de beheerder), dan kan de beheerder enkel deze kosten/boekingsdocumenten bekijken die verbonden zijn aan zijn entiteit. Natuurlijk wordt bij de invoer van nieuwe kosten voor deze vrijwilliger rekening gehouden met de kosten. Hij kan wel het totaal zien van de andere kosten maar zonder verwijzing naar de entiteit (dus totaal andere entiteiten).
Voorbeeld 2:
Stel dat een beheerder kosten wil boeken voor een vrijwilliger die een functie heeft met dezelfde entiteit als de entiteit verbonden aan de functie van beheerder. In dat geval kan de beheerder de kosten en boekingsdocumenten die verbonden zijn aan deze vrijwilliger, maar werden ingebracht door een beheerder van een andere entiteit, niet te zien krijgen. Hij kan wel het totaal zien van de andere kosten maar zonder verwijzing naar de entiteit (dus totaal andere entiteiten). Echter bij het invoeren van nieuwe kosten voor deze vrijwilliger, zal er eveneens rekening worden gehouden met de kosten.
Visueel ziet dit er als volgt uit:
Figuur: visualisering zichtbaarheid kosten van een vrijwilliger voor een beheerderLees ook: Verschil tussen hoofdentiteit en kostentiteit