Filmvoorbeeld: Als penningmeester een boekingsdocument aanmaken.
Na
opzoeking van de vrijwilliger kan je boekingsdocumenten maken via de link ‘Kosten’ (onder ‘Kostensysteem’) in het menu.
Figuur: het menuVervolgens kom je op het scherm
Overzicht kosten terecht. Hier kan je doorklikken op een vergoedingstype (voor de eigen entiteit) om naar de
detailpagina te gaan.
Figuur: scherm Overzicht kostenSelecteer op de detailpagina de kosten die je wil verwerken door in de linkerkolom de gewenste vakjes aan te vinken. Klik op het selectievakje in de hoofding om alle kosten te selecteren. Let op, de uiterste data moeten binnen hetzelfde jaar vallen. Klik daarna rechts onderaan op de knop 'Maak document'.
Figuur: kosten selecterenHet totaal van de selectie is dan zichtbaar op volgend scherm. Kies bovenaan uit de keuzelijst de gewenste functie om aan het boekingsdocument te verbinden. In de keuzelijst van functies zijn enkel de functies te zien zijn die nog actief zijn in het huidige jaar. (Indien er een kost geselecteerd is met een datum die na 15 januari valt, kijkt het systeem na of de functie niet werd stopgezet het jaar voordien. Indien dit wel het geval is kan er voor deze kost geen boekingsdocument meer gemaakt worden.)
Klik daarna nogmaals rechts onderaan op de knop ‘Maak document’ om het boekingsdocument aan te maken.
Figuur: maak boekingsdocumentHierna krijg je meteen de
detailpagina van boekingsdocumenten voor het betreffende vergoedingstype te zien. Hier krijg je een overzicht van alle boekingsdocumenten voor de vrijwilliger vanuit zowel de eigen entiteit als andere entiteiten, alsook de geweigerde documenten. Het nieuwe boekingsdocument is toegevoegd aan het overzicht van de eigen entiteit.
Dit scherm is ook op te vragen via de link ‘Boekingsdocumenten’ in het menu. Klik in het overzicht door op het vergoedingstype voor naar de detailpagina te gaan.
Figuur: scherm BoekingsdocumentenKlik in de linkerkolom op het PDF-icoon om het gewenste boekingsdocument te openen (in PDF).
Figuur: boekingsdocument in PDFOpmerking:
Een kost kan slechts verbonden zijn aan één document. Indien de kost reeds verbonden is aan een boekingsdocument kan men de kost in kwestie niet meer aanpassen of verwijderen. Deze kost kan ook niet opnieuw geselecteerd worden om er een boekingsdocument van te maken.
Terug naar Boekingsdocumenten