Wanneer een vrijwilliger zijn eigen kosten inbrengt, moet hij deze valideren. Dit is het bevestigen van de ingebrachte gegevens en de vervanging van de geschreven handtekening op de vroegere papieren kostennota . Indien hij dit niet doet kan de kost niet door een penningmeester/boekhouder omgezet worden naar een boekingsdocument en zal er dus ook geen uitbetaling volgen. (lees ook: Een ingegeven of verwerkte kost?)

Wanneer beheerders of administrators kosten voor zichzelf inbrengen, moeten zij deze ook valideren.

Wanneer beheerders of administrators kosten voor een vrijwilliger inbrengen, hoeven deze ook niet meer gevalideerd te worden. Zij mogen dit echter enkel doen o.b.v. een door de vrijwilliger getekend papieren document. Anders moeten deze kosten door de vrijwilliger zelf in applicatie worden ingebracht en door hemzelf worden gevalideerd.

Goed om weten:

• Een gevalideerde kost kan niet meer aangepast worden. Dit staat gelijk aan het afgeven van een papieren kostenvergoedingdocument aan de penningmeester/boekhouder. Wel is het mogelijk om gevalideerde kosten die nog niet verwerkt werden tot een boekingsdocument te verwijderen.
• Indien er nog niet gevalideerde kosten zijn bij het aan- of afmelden, komt de volgende tekst op je persoonlijke pagina tevoorschijn: "Er zijn nog niet gevalideerde kosten voor (JAAR).". Klik op het jaar om naar de niet gevalideerde kosten van dat jaar te gaan. Niet gevalideerde kosten mogen enkel maar gevalideerd worden tot 15 januari van het jaar volgend op het jaar waarvoor ze werden ingebracht. Hiervoor zal een e-mail gestuurd worden op 15 en 31 december. Deze zal als melding hebben dat er nog niet gevalideerde kosten zijn en dat deze overeenkomst de gecoördineerde onderrichtingen voor 15 januari moeten gevalideerd worden. Indien je niet over een e-mailadres beschikt, zal deze e-mail naar de penningmeester van je hoofdentiteit gestuurd worden.