Wanneer een
vrijwilliger zijn eigen kosten inbrengt, moet hij deze valideren. Dit is het bevestigen van de ingebrachte gegevens en de vervanging van de geschreven handtekening op de vroegere papieren kostennota . Indien hij dit niet doet kan de kost niet door een penningmeester/boekhouder omgezet worden naar een boekingsdocument en zal er dus ook geen uitbetaling volgen. (lees ook:
Een ingegeven of verwerkte kost?)
Wanneer
beheerders of
administrators kosten voor zichzelf inbrengen, moeten zij deze ook valideren.
Wanneer
beheerders of
administrators kosten voor een vrijwilliger inbrengen, hoeven deze ook niet meer gevalideerd te worden. Zij mogen dit echter enkel doen o.b.v. een door de vrijwilliger getekend papieren document. Anders moeten deze kosten door de vrijwilliger zelf in applicatie worden ingebracht en door hemzelf worden gevalideerd.