Op dit ogenblik staan er soms nog dubbele personen in de kostenregistratie applicatie. Indien een ontdubbeling van personen in het CRM plaatsgrijpt, dan moet dit ook doorgevoerd worden in de kostenregistratie applicatie.
De ontdubbeling in het CRM wordt doorgegeven aan de kostenregistratie applicatie. Indien beide records ook in de kostenregistratie database zitten, moet de ontdubbeling ook in de kostenregistratie applicatie gebeuren. In het CRM is reeds bepaald welke record behouden moet worden en welke verwijderd moet worden.
Langs de ene kant is het mogelijk om vrijwilligers in de kostenregistratie databank fysisch te verwijderen. Langs de andere kant moeten al deze gegevens overgezet worden naar de niet verwijderde record.
Indien alle kostensystemen voor alle jaren overeenkomen of indien 1 van beide onbekend is, dan mag de samenvoeging gewoon doorgaan. Bij samenvoeging moeten de documenten NIET opnieuw gegenereerd worden.
Indien er een verschil is tussen het kostensysteem voor een gegeven jaar, dan moeten dezelfde regels gevolgd worden als bij het aanpassen van het kostensysteem. Volgende regels zullen dus ook afgetoest worden:
- Indien men overstapt naar het bewezen kostensysteem kijkt het systeem na of er geen kosten van het vergoedingstype “amb. en dispatcher” of “simulant” zijn.
- Indien men overstapt naar het forfaitaire kostensysteem kijkt het systeem na of men geen parkeerkosten heeft bij de verplaatsingsvergoeding van het type km.
Lijst van gefaalde ontdubbelingen
We zullen ook een lijst bijhouden van vrijwilligers die niet ontdubbeld konden worden, met natuurlijk ook de reden waarom. Een gebruiker moet dus zelf manueel bekijken wat er juist met deze lijst moet gebeuren.