Deze functionaliteit is enkel voor administrators beschikbaar. Deze kan ook zelf nog gegevens ingeven (dus voor zijn eigen gebruikersgroep unlocken).
Bij de tijdelijke afsluiting is het door bepaalde gebruikersgroepen nog mogelijk om kosten aan te passen of toe te voegen en om boekingsdocumenten aan te maken.
Vrijwilligers kunnen:
- Tot en met 15/01 kosten voor het voorgaande jaar toevoegen, aanpassen en verwijderen.
- Tot en met 1/02 kan een vrijwilliger niet-gevalideerde kosten verwijderen of valideren (niet aanpassen).
Beheerders kunnen:
- Tot en met 15/01 kosten voor vrijwilligers voor het voorgaande jaar toevoegen, aanpassen en verwijderen.
- Tot en met 15/02 kosten van vrijwilligers aan een boekingsdocument verbinden of bestaande boekingsdocumenten verwijderen.
Administrators kunnen:
- Tot en met 31/03 of later naargelang de definitieve afsluitingsdatum van de entiteit voor dat jaar met het maximale datum van 01/06 kosten toevoegen, aanpassen en verwijderen.
- Tot en met 31/03 of later naargelang de definitieve afsluitingsdatum van de entiteit voor dat jaar met het maximale datum van 01/06 boekingsdocumenten aanmaken of bestaande boekingsdocumenten verwijderen.
Op 01/06 om 23:59u zullen alle nog niet definitief afgesloten boekjaren van de entiteit automatisch door het systeem afgesloten worden.
Bij de definitieve afsluiting is het door niemand meer mogelijk om aanpassingen te doen.
Een definitieve afsluiting is verbonden aan een entiteit en een jaar.
De definitieve afsluiting loopt vanaf 01/04 tot en met 01/06.