Wanneer een vrijwilliger zijn eigen kosten inbrengt, moet hij deze valideren. Indien men dit niet doet kan de kost nooit door een penningmeester/boekhouder omgezet worden naar een boekingsdocument en zal er dus ook geen uitbetaling volgen.

Wanneer beheerders of administrators kosten voor zichzelf inbrengen, moeten zij deze ook valideren.

Wanneer beheerders of administrators kosten voor een vrijwilliger inbrengen, hoeven deze ook niet meer gevalideerd te worden. Zij mogen dit echter enkel doen o.b.v. een door de vrijwilliger getekend papieren document. Anders moeten deze kosten door de vrijwilliger zelf in applicatie worden ingebracht en door hemzelf worden gevalideerd.