Pagina geschiedenis: Registratie van de eigen kosten
Compare Page Revisions
Pagina versie: ma, 06 feb 2012 10:48
Vrijwilligers kunnen nu ook hun kosten zelf in het systeem inbrengen.
Procedure
- De vrijwilliger brengt de kosten in
- De vrijwilliger valideert deze kosten alvorens ze tot boekingsdocument kunnen worden verwerkt.
- De penningmeester/boekhouder maakt een boekingsdocument aan.
- Voorzien van de nodige handtekeningen van de voorzitter.
- Indien akkoord voorzitter: betaling door de penningmeester/boekhouder.
- Indien geen akkoord voorzitter: vernietiging van het document door de penningmeester/boekhouder.
- De vrijwilliger past de kosten aan.
- Terug naar stap 2.
Info voor de vrijwilliger
De kosten staan standaard in de status 'Niet gevalideerd'. Pas na het aanvinken van de kosten, in het kosten-validatiescherm, kunnen ze gevalideerd worden. Enkel gevalideerde kosten kunnen verbonden worden aan een boekingsdocument.
Men kan een gevalideerde kost niet aanpassen, wel is het mogelijk om gevalideerde kosten die nog niet verbonden werden aan een boekingsdocument te verwijderen.
Indien er nog niet gevalideerde kosten zijn bij het inloggen, komt de volgende tekst op uw persoonlijke pagina tevoorschijn: "Er zijn nog niet gevalideerde kosten voor (JAAR) en (JAAR)." Klik op het jaar om naar de niet gevalideerde kosten van dat jaar te gaan. Niet gevalideerde kosten mogen enkel maar gevalideerd worden tot 15 januari van het jaar volgend op het jaar waarvoor ze werden ingebracht. Hiervoor zal een e-mail gestuurd worden op 15 en 31 december. Deze zal als melding hebben dat er nog niet gevalideerde kosten zijn en dat deze overeenkomst de gecoördineerde onderrichtingen voor 15 januari moeten gevalideerd worden. Indien u niet over een e-mailadres beschikt, zal deze e-mail naar de penningmeester van uw hoofdentiteit gestuurd worden.
Indien er nog niet gevalideerde kosten zijn bij het uitloggen, komt er een pop-up tevoorschijn met als tekst: "Er zijn nog niet gevalideerde kosten. Wenst u deze nog te valideren JA / NEEN". KLik op 'JA' om naar uw persoonlijke pagina te gaan en de kosten te valideren. Klik op 'NEEN' om uit te loggen.
Info voor de penningmeester
Een penningmeester kan gevalideerde kosten, ingegeven door de vrijwilliger, verwerken tot boekingsdocument. Indien nodig kan hij de kosten ook verwijderen. Dit kan enkel door een reden te definiëren. Ook het versturen van e-mail met deze reden naar de vrijwilliger moet opgenomen worden. Een penningmeester kan gevalideerde kosten, ingegeven door de vrijwilliger, niet aanpassen.
Een penningmeester zal nooit niet gevalideerde kosten van een vrijwilliger kunnen valideren. Hij krijgt wel het menu-item “Te valideren kosten” te zien (in read-only).
Kosten die ingegeven worden door de penningmeester, komen altijd in de status “Gevalideerd” te staan. Ook kosten die de penningmeester voor zichzelf inbrengt komen automatisch in de status gevalideerd. De “gevalideerd” / “niet gevalideerd” onderverdeling is niet van toepassing voor penningmeesters.