Welcome Guest • Inloggen

Pagina geschiedenis: Registratie van de eigen kosten

Compare Page Revisions

32 31 30 29 28 27 26 25 24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Huidig 32 31 30 29 28 27 26 25 24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

« Oudere versie - Terug naar de geschiedenis - Nieuwere versie »

Pagina versie: ma, 06 feb 2012 10:06

De vrijwilligers kunnen nu ook hun kosten zelf in het systeem inbrengen.

Procedure:

• De vrijwilliger brengt kosten in
• De vrijwilliger valideert deze kosten alvorens ze tot boekingsdocument kunnen worden verwerkt
• De penningmeester/Boekhouder maakt een boekingsdocument aan
• Laten voorzien van de nodige handtekeningen van de voorzitter.
• Indien akkoord voorzitter - penningmeester/Boekhouder betalen
• Indien geen akkoord voorzitter - penningmeester/boekhouder vernietigen document
• De vrijwilliger past de kosten aan
• Terug naar stap 2.
  

1Kosten ingeven Personen (vrijwilligers) moeten in het CRM zitten. Ze moeten keuze van vergoedingssysteem kenbaar hebben gemaakt.

Vrijwilliger Een vrijwilliger zal kosten kunnen ingeven, deze staan standaard in de status “Niet gevalideerd”. Pas na het aanvinken van de kosten, in het kosten validatiescherm, kan een vrijwilliger ze valideren. Enkel gevalideerde kosten kunnen verbonden worden aan een boekingsdocument. Een vrijwilliger kan een gevalideerde kost niet aanpassen. Dit om te vermijden dat hij het bedrag waarvoor hij de validatie gaf, zou kunnen verhogen. Hij kan gevalideerde kosten die nog niet verbonden werden aan een boekingsdocument wel verwijderen. Indien de vrijwilliger inlogt, en hij heeft nog steeds niet gevalideerde kosten dan komt de volgende tekst op zijn persoonlijke pagina tevoorschijn “Er zijn nog niet gevalideerde kosten voor JAAR en JAAR.”. Als de gebruiker op het “jaar” klikt dan gaat hij naar de niet gevalideerde kosten voor dat jaar. Niet gevalideerde kosten mogen enkel maar gevalideerd worden tot 15 januari van het jaar volgend op het jaar waarvoor ze werden ingebracht. We zullen hier ook werken met een e-mail op 15 en 31 december. Deze zal als melding hebben dat er nog niet gevalideerde kosten zijn en dat deze overeenkomst de gecoördineerde onderrichtingen voor 15 januari moeten gevalideerd worden. Indien de vrijwilliger niet over een e-mailadres beschikt dan zal het e-mailadres van de penningmeester van entiteit die overeenkomt met de hoofdentiteit van de vrijwilliger gebruikt worden. Indien de vrijwilliger uitlogt, en hij heeft nog steeds niet gevalideerde kosten dan komt er een pop-up tevoorschijn met als tekst “Er zijn nog niet gevalideerde kosten. Wenst u deze nog te valideren JA / NEEN”. Indien de gebruiker voor “JA” kiest dan gaat hij naar zijn persoonlijke pagina. En daar kan hij dan kiezen om ze te valideren door op de jaar / jaren linken te klikken. Indien hij voor “NEEN” kiest, dan zal het systeem de gebruiker in kwestie uitloggen. Penningmeester Een penningmeester kan gevalideerde kosten, ingegeven door de vrijwilliger, verwerken tot boekingsdocument. Indien nodig kan hij de kosten ook verwijderen. Dit kan enkel door een reden te definiëren. Ook het versturen van e-mail met deze reden naar de vrijwilliger moet opgenomen worden. Een penningmeester kan gevalideerde kosten, ingegeven door de vrijwilliger, niet aanpassen. Een penningmeester zal nooit niet gevalideerde kosten van een vrijwilliger kunnen valideren. Hij krijgt wel het menu-item “Te valideren kosten” te zien (in read-only).

Kosten die ingegeven worden door de penningmeester, komen altijd in de status “Gevalideerd” te staan. Ook kosten die de penningmeester voor zichzelf inbrengt komen automatisch in de status gevalideerd. De “gevalideerd” / “niet gevalideerd” onderverdeling is niet van toepassing voor penningmeesters. Algemeen Niet gevalideerde kosten worden niet meegeteld bij bepalen van maximum jaargrenzen. Redenering was , dat je die kon vergelijken met papieren kostennota’s die nog thuis bij vrijwilliger liggen en nog niet tot bij penningmeester zijn gekomen en waar nog van alles aan kan wijzigen.

Bij ingave van niet gevalideerde kosten zullen de daggrenzen worden gecontroleerd.

Bij validatie zullen de dag- en jaargrenzen worden gecontroleerd. Hier gaat het systeem enkel de boodschap laten zien dat u door de validatie van deze kosten over de dag- en jaargrenzen zult gaan.

Schermen / rapporten Op het overzichtscherm van de kosten van de vrijwilliger gaan we geen extra kolom “Niet gevalideerde” kosten toevoegen. Op het overzichtscherm van de kosten van een entiteit gaan we geen kolom toevoegen in de tabel. In de excel rapporten van de vrijwilliger gaan we extra kolom toevoegen met de niet gevalideerde kosten.